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La digitalización de la Tesorería empresarial es un paso de vital importancia que todas las empresas, más allá de su tamaño o modelo de negocio, deben cumplir para asegurarse de gestionar y controlar de una manera mucho más eficiente todo lo relacionado con el área financiera.
Para ello, contamos con herramientas muy interesantes que, sin duda alguna, facilitan significativamente este proceso y es clave cumplir con ciertos pasos y, preferiblemente, hacerlo de la mano de profesionales del sector, lo que resulta especialmente conveniente para asegurarnos de cumplir con ese proceso de transformación y digitalización de la Tesorería de una manera eficiente. A continuación, compartimos contigo cuáles son algunos de los pasos más destacados que definitivamente se deben cumplir para digitalizar la Tesorería empresarial:
Uno de los primeros pasos que se deben cumplir en ese proceso de digitalización del área de la Tesorería es integrar los sistemas gracias a los cuales es factible conectar todas las cuentas bancarias relacionadas. Para ello, por supuesto, es importante adquirir e implementar un software bancario que cumpla con las más altas expectativas de calidad.
Este software es de vital importancia porque, por un lado, permite sincronizar las diferentes cuentas bancarias. Esto permite, entre otras cosas, obtener una visión mucho más completa y, sobre todo, en tiempo real del flujo de efectivo, préstamos, cuotas por pagar, entre otros.
El siguiente paso para digitalizar la Tesorería empresarial es adquirir un software de tesorería. Esto resulta imprescindible para poder integrar de manera eficiente todos los sistemas, entre los cuales se destaca el sistema ERP, área de contabilidad y otro tipo de herramientas fundamentales para una adecuada gestión empresarial. Gracias a ello es posible, entre otras cosas, automatizar el flujo de los datos y, por otro lado, reducir drásticamente las probabilidades de cometer errores.
La implementación de las soluciones anteriores es la base más importante para automatizar todo lo relacionado con los cobros y pagos. Este tipo de sistema cumple con un rol de vital importancia para ejecutar los pagos de manera rápida, eficiente y, al mismo tiempo, hacer un seguimiento mucho más efectivo para la conciliación de los cobros y datos en general.
Gracias a este proceso automatizado también resulta mucho más sencillo conciliar con los datos bancarios y así tener acceso a los registros contables. Todo ello se traduce en una reducción significativa de tiempo, minimización de los errores y aumento de los beneficios.
Hoy en día existen herramientas muy poderosas que son de vital importancia para que las empresas puedan prevenir situaciones de crisis gracias a la anticipación de las necesidades y requerimientos financieros, tanto en el corto como en el mediano y largo plazo. Gracias a ello es posible tomar medidas preventivas y así llevar un control mucho más efectivo de una de las áreas más importantes para cualquier empresa.
Adicionalmente, es fundamental en ese proceso de digitalización de tesorería empresarial implementar medidas de seguridad robustas y actualizadas que permitan hacer frente a cualquier tipo de amenaza que pueda poner en peligro los datos y finanzas de la empresa. Es fundamental contar con un software o programa especialmente diseñado para este fin, ya que es la única manera de prevenir fraudes y situaciones que puedan poner en jaque la estabilidad de la organización.
Es por ello que, al momento de adquirir cualquier tipo de software, es clave asegurarse de que la solución cumpla con todas las normativas y regulaciones vigentes, tanto en lo que respecta a la protección de datos como también incluyendo temas como los pagos, cobros, implementación de firma electrónica, certificados de seguridad, entre otros.
Como parte de este proceso, es fundamental capacitar y formar al personal para que aprendan utilizar todas estas herramientas de manera eficiente y segura. Esto es importante porque, por un lado, les permitirá ahorrar mucho tiempo al momento de realizar cierto tipo de tareas que, hasta el momento, se hacían de manera manual y, por el otro, para aprovechar al máximo todas las funcionalidades de este tipo de programas.
Un correcto manejo del programa también es fundamental para garantizar la seguridad de los datos. De allí que la capacitación del personal constituya una de las bases más importantes en ese proceso de digitalización del área de la tesorería. Y, por supuesto, al momento de hacer cualquier tipo de implementación nueva en pro del crecimiento de la empresa, es sumamente importante que el personal adquiera los conocimientos necesarios de esa nueva extensión.
Otro de los aspectos más importantes que definitivamente se deben considerar al momento de implementar este tipo de soluciones en pro de facilitar una transformación hacia la digitalización es que el software o programa a adquirir, además de cumplir con todas las normativas y regulaciones vigentes, sea lo suficientemente flexible como para adaptarse no solo a la situación actual de la empresa, sino también a su situación en el futuro.
Es decir, es un buen valor agregado cuando el programa tiene la capacidad de crecer y escalar en la misma proporción que lo hace la empresa. De allí la importancia de tomarse el tiempo necesario para evaluar las diferentes alternativas disponibles y siempre optar por invertir en el más completo y con posibilidades de crecimiento.
Finalmente, tomando en consideración todos los aspectos anteriores, es de vital importancia elegir un programa que verdaderamente responda a los requerimientos y necesidades de nuestra empresa y que, tal y como comentamos anteriormente, sea escalable.
Para ello es recomendable hacer un análisis profundo de las necesidades de la empresa a través de las cuales se pueda evaluar cuáles son los requerimientos de la misma en cuanto a integración, funcionalidad y seguridad se refiere. A ello también se le debe sumar el presupuesto destinado para este tipo de inversión, aunque considerando la importancia de este sector, es recomendable no escatimar en la adquisición de un buen programa o software.
Sin lugar a dudas, la digitalización de la Tesorería es un paso sumamente importante y prácticamente imprescindible para cualquier tipo de empresa y la forma más efectiva de conseguir que ese proceso se desarrolle de manera efectiva es siguiendo los pasos que compartimos anteriormente. La base más importante es adquirir un programa o software de calidad, vigente, fácil de gestionar y que tenga la capacidad de crecer al mismo ritmo que la empresa.
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