Cómo facturar con IVA y retención a empresas y autónomos

En España, en las relaciones con clientes y proveedores, es necesario emitir y recibir facturas correctamente cumplimentadas para cumplir con la ley tributaria y liquidar los impuestos correspondientes.

En ocasiones se da el caso de que pagadores intracomunitarios (Alemania, Francia, Suecia, etc.) pasan a pagar desde su filial en España, normalmente en forma de S.L.

Mientras el pagador era intracomunitario no se aplicaba IVA ni retención, con lo que la base imponible coincidía con el total de la factura.

Pero en el caso de que el pagador sea una empresa española y lo haga a autónomos y empresas españolas, es necesario aplicar el IVA y la retención en su caso.

IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)

Por un lado, todas las facturas deben aplicar el IVA al 21% como norma general, que deberá pagarse al emisor de la factura, y éste a su vez deberá ingresarlo a Hacienda en las declaraciones trimestrales, normalmente en el modelo 303.

Sólo se ha de pagar el IVA a los profesionales y empresas que estén dadas de alta en el IAE y que realicen estas declaraciones trimestrales.

Una empresa no debe pagar el IVA a un particular, porque éste no va a ingresarlo a Hacienda al no realizar estas declaraciones trimestrales.

Retenciones y pagos a cuenta del IRPF

Por otro lado, la empresa sociedad limitada debe realizar las retenciones y pagos a cuenta del IRPF correspondientes, a empleados y a profesionales de los que reciba facturas.

Por ejemplo, si la S.L. tiene empleados en nómina, cada mes en la nómina se les ha de retener un porcentaje a cuenta del IRPF.

Del mismo modo, si la empresa recibe facturas de gastos de profesionales autónomos inscritos en epígrafes no empresariales, se les ha de retener también un porcentaje a cuenta del IRPF.

Posteriormente, al igual que con el IVA, cada 3 meses debe presentar la declaración de retenciones a empleados y profesionales en Hacienda y pagarlas.

Sobre estas retenciones Hacienda es clara en afirmar que la obligación de retener la tiene el pagador (retenedor):

• Agencia Tributaria: ¿Qué rentas están sometidas a retención o ingreso a cuenta?
• Pymes y Autónomos: La obligación de retener es del pagador

Según en enlace anterior de la Agencia Tributaria:

Rendimientos derivados de actividades económicas:

Actividades profesionales, en general, la cuantía de la retención se obtendrá aplicando  los siguientes porcentajes sobre la retribución íntegra:

I. Rendimientos satisfechos o abonados hasta el 31 de agosto de 2012
a)  Con carácter general, el 15%.
b)  En el período impositivo de inicio de la actividad y en los dos siguientes, así como en los casos previstos en el art. 95 del Reglamento del IRPF, el 7%.

II. Rendimientos satisfechos o abonados desde el 1 de septiembre de 2012
a)  Con carácter general:
 - Desde el 1 de septiembre de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2014 el 21 %.
 b) En el período impositivo de inicio de la actividad y en los dos siguientes, así como en los casos previstos en el art. 95 del Reglamento del IRPF, el 9%.

Dependiendo de las circunstancias de cada autónomo, la retención será generalmente del 19, 15 ó 7%.

Como ejemplo, las facturas quedarían así, aplicando retención del 19%:

• Base imponible: 100 €
• IVA a incluir: 21% sobre 100 € = +21 €
• Retención a cuenta del IRPF: 19% sobre 100 € = -19 €
• TOTAL FACTURA: 100 € + 21 € - 19 € = 102 €

Exactamente igual si la retención es del 15 ó 7%.

Conclusión

La aplicación del IVA suele estar clara y no da lugar a dudas, excepto en pagos a particulares que no emiten facturas ni hacen liquidaciones del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Pero las retenciones e ingresos a cuenta en facturas a profesionales y autónomos no queda muchas veces claro y no se aplica, incurriendo en una irregularidad que ha de subsanarse lo antes posible, ya que la obligación de retener es del pagador.