¿Por qué hay que hacer la contabilidad de la empresa?

Existen dos grandes razones para realizar una correcta contabilidad en las empresas. El primer motivo es  para cumplir con las obligaciones  fiscales y contables que marca la Agencia Tributaria. El segundo motivo, y no menos importante, es para conocer la situación económica de la empresa en todo momento. Ambas razones son lo suficientemente importantes como para realizar una contabilidad profesional para empresas, tarea que se ha simplificado en los últimos años gracias a las herramientas informáticas.

Una correcta contabilidad en cualquier tipo de empresa o negocio registra cada operación que se realice en la empresa. No recoge solamente las entradas y salidas de dinero, registra cualquier movimiento económico como puede ser un préstamo, una amortización, una venta, deudas de los clientes, bienes y cualquier operación que afecte económicamente a las empresas. La finalidad es poder ver en los libros la situación real de las empresas, como la tesorería, los préstamos, las deudas de terceros, la facturación, gasto en nóminas o el resultado de las empresas.

Contabilidad y obligaciones fiscales

Cualquier negocio o empresa tiene la obligación de presentar una serie de liquidaciones de impuestos, generalmente con periodicidad trimestral. Los ejemplos más habituales son la liquidación de IVA (modelo 303) y retenciones (modelos 111 y 115). Otros modelos obligatorios son anuales, y generalmente son informativos (modelos 347, 390, 180 ó 190). Una buena contabilidad facilitará la presentación de todos los modelos exigidos por la Agencia Tributaria ya que se evitarán errores habituales de negocios que no llevan la contabilidad de manera correcta.

En el caso de las Sociedades es obligatorio la liquidación del Impuesto de Sociedades en la Agencia Tributaria y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Sería imposible presentar las cuentas anuales de manera correcta, sin errores y reflejando la imagen fiel de la empresa sin una contabilidad  profesional, independientemente del tamaño de la empresa.

Contabilidad y nuestro negocio

Realizar una contabilidad de manera rutinaria y constante nos ayuda a tener pleno control de la situación de la empresa. Incuso en el caso de pequeños negocios y autónomos que no están obligados a realizar una contabilidad es muy recomendable realizarla. Tener hecha y actualizada la contabilidad nos ayuda a tener una visión clara del negocio en el momento actual, poder identificar problemas y realizar medidas correctoras. También puede ayudar a  anticiparse a posibles problemas al poder hacer un análisis de la situación real. Por ejemplo puede ayudarnos a hacer una previsión de falta de tesorería, a conocer la cantidad de impuestos que tendremos que pagar para poder hacer frente a ellos o cualquier otra cuestión importante.

Una característica fundamenta de la contabilidad es que registra los movimientos cronológicamente, ayudando a conocer la situación en cada momento.

Características de la contabilidad en España

El proceso contable se encuentra estandarizado para todas las empresas en España por el Plan General de Contabilidad y otras normas (PCGA, Directivas europeas), que contienen las normas básicas de la contabilidad española. El utilizar las mismas normas y estándares hace que cualquier persona con conocimientos en contabilidad pueda interpretar las cuentas de cualquier empresa.

La contabilidad se registra en una serie de libros contables en los que se recogen de manera cronológica los asientos (movimientos). Cada apunte debe estás documentado (por ejemplo una factura). Los libros obligatorios para las empresas que tienen que hacer la contabilidad, según establece el artículo 25 del Código de Comercio, son:

• Libro diario.
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales.

Existen otros libros que no son obligatorios pero sirven para realizar una contabilidad profesional como el mayor y otros libros auxiliares.

El libro de Inventario y Cuentas Anuales

Es el libro que recoge:

• Balance de la situación inicial.
• Balances de sumas y saldos para comprobar la evolución.
• Inventario de cierre de ejercicio.
• Cuentas anuales, donde se recogen los siguientes informes contables:
  • Balance de Situación.
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
  • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
  • Estado de Flujos de Efectivo.
  • Memoria del ejercicio.

El Libro Diario

Es el libro en el que se registran todas las operaciones de forma cronológica. Al inicio del año hay que abrirlo con la situación inicial (asiento de apertura) y a continuación recoger todas las operaciones para terminar cerrando con la situación al final del año (asiento de cierre).