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¿Cuánto tiempo tengo que guardar los documentos de la declaración?

Cálculos declaración RentaLa Campaña de la Renta se acerca y esto significa que toca preparar toda la documentación e información para cumplir con todas nuestras obligaciones tributarias.

Aunque la mayoría de contribuyentes simplemente tendrán que confirmar su borrador, otros tendrán que repasar e introducir todos sus datos fiscales de forma manual.

Sea como fuere, todos los contribuyentes tenemos una serie de plazos que respetar, y una serie de obligaciones que cumplir si no queremos tener problemas con el fisco en los próximos meses. 

Este año la Agencia Tributaria ha querido modernizar sus sistemas de declaración y para ello ha decidido dejar únicamente su aplicación Renta Web, a través de la cual se podrá presentar la declaración de forma telemática.

Esta aplicación elimina el Programa PADRE y la necesidad de instalar un software informático en el ordenador personal de cada contribuyente, haciendo así más fácil el trámite de cumplir con Hacienda. Junto a esta posibilidad, es posible acudir a las oficinas de la Agencia Tributaria de forma presencial.

Sea cual sea la forma en la que se presente la declaración, la mayoría de nosotros podremos disponer de un documento preliminar, llamado borrador, en el que se presenta la información fiscal del contribuyente del ejercicio anterior, así como otros documentos y justificantes que acrediten que se ha presentado la declaración de manera efectiva.

Muchas personas conservan estos documentos durante varios años mientras que otras, por su parte, los desechan según los obtienen.

Pero, ¿cuánto tiempo tengo que conservar los documentos de la declaración?

En la práctica, ¿sirve de algo guardar estos documentos?

En primer lugar, hay que saber que estos documentos pueden servir para obtener el borrador de años sucesivos.

Por ejemplo, si no tenemos Cl@ve Pin o certificado de usuario, podremos obtener un número de referencia si proporcionamos el importe de la Casilla 490 de la declaración del año anterior. 

Por esta razón, aunque sea a nivel práctico, guardar los documentos de la declaración durante un año nos servirá para poder obtener el borrador del ejercicio siguiente.

Obligación legal

Pero es que además la Ley exige que deben guardarse todos los documentos acreditativos y justificantes de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo durante el plazo máximo de prescripción, que es de cuatro años a contar desde que finaliza el período voluntario de presentación de la declaración.

En algunos casos, por ejemplo si se presenta declaración complementaria o algún escrito solicitando una rectificación, se interrumpe la preinscripción y el plazo de cuatro años comienza a contar de nuevo.

Así, por lo tanto, y como norma general, la declaración de la renta correspondiente a 2018, es decir, la de este año, finalizaría el 30 de junio de 2022. Antes de esa fecha, Hacienda puede requerir que le enviemos cualquier información relacionada con esta presentación y nosotros como sujetos pasivos del impuesto tendremos la obligación de presentársela.

Pero, ¿qué documentos hay que presentar?

En principio, y como hemos dicho, es necesario conservar el documento de la pasada declaración con el fin de disponer de la casilla correspondiente para obtener el número de referencia, de manera que podamos obtener el borrador de la misma correspondiente al anterior ejercicio, especialmente si no disponemos de DNI electrónico, certificado de usuario o Cl@ve Pin.

Pero además, debemos tener a mano todos los certificados bancarios emitidos por el banco con la información fiscal y el certificado de retenciones que nos facilita nuestra empresa.

En el apartado de deducciones, será necesario conservar todos los documentos que acrediten que tenemos derecho a tal deducción, como los certificados de los donativos, los documentos de afiliación a partidos políticos y sindicatos y las aportaciones realizadas a planes de pensiones, entre muchos otros.

Además, cualquier otra bonificación o beneficio fiscal, como los documentos acreditativos para compensar pérdidas y ganancias, deberán ser también guardados.

En cualquier caso, lo mejor es conservar todos los documentos que consideremos que podrían ser necesarios para su presentación por si nos lo reclaman en algún momento.

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Enlace permanente al comentario Sergi (19 junio 2017)
Yo ante la duda y tras unas malas experiencias con Hacienda guardo todos los documentos un mínimo de 6 años, por lo que pueda pasar. Luego da igual, porque ellos hacen lo que les rota e invalidan lo que quieren con tal de sangrar al autónomo. Pero bueno, que no sea dicho. Mi padre se libró de una buena guardando unos documentos durante muchos años que le salvaron el culo ante una inspección a una empresa tercera que investigaron, él no tenía nada que ver y pudo demostrarlo con unas facturas. Hacienda viene a por nosotros, porque se ha demostrado que "no somos todos", solo los pringadetes.