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Los comienzos del autónomo no suelen ser cosa fácil. Al principio no siempre hay presupuesto para contratar a una asesoría que se encargue de todo, por lo que el propio emprendedor tiene que hacer frente a una serie de tareas de las que prácticamente no conoce nada.
Una de esas tareas es la temida facturación, algo totalmente necesario para poder cobrar el trabajo realizado así como para poder presentar los modelos de impuestos en el momento oportuno. No todo el mundo sabe que gracias a la nuevas tecnologías cualquiera puede ayudarse de un asistente virtual que le lleve la tarea.
También hay personas que desean llevar la facturación por sí mismas por diversas causas, bien porque el volumen de facturas es pequeño, porque prefieren llevar el control o por minimizar los gastos. Si eres de los que prefieres hacerlo te explicamos lo que debes saber sobre las facturas.
Es obligatorio entregar factura o un justificante por cada operación realizada como autónomo o empresa, y es importante conservar siempre una copia del documento entregado. También se deben conservar todas las facturas que se reciben de otros profesionales.
Será igualmente obligatorio conservar las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleve la actividad profesional realizada, en toda entrega de bienes y prestación de servicios que se realice. Esta obligatoriedad es también para aquellas operaciones que no estén sujetas al IVA, y para las que sí estén sujetas pero exentas. También rige en los casos en que se esté en un régimen especial del impuesto.
No obstante, en determinados regímenes especiales de IVA no habrá que emitir factura, ya que hay una serie de excepciones que afectan sobre todo a las operaciones con sujetos particulares.
Los empresarios y profesionales están obligados a facturar en los siguientes casos:
Antes se hacía en papel, y se remitía por correo postal o bien se entregaba al cliente directamente. Incluso era frecuente hacer las facturas a mano sobre un libro de facturas en papel.
Pero con la implantación de la informática las facturas se empezaron a hacer en Word o Excel, remitiéndose al cliente por correo electrónico y en formato de PDF.
Hoy en día existen plantillas de facturas bastante buenas en Internet, por las que guiarse a la hora de facturar. Un buen ejemplo son estas 5 plantillas de facturas para autónomos.
Los datos que se deben incluir necesariamente en una factura son los siguientes:
Todas las facturas tendrán que emitirse en el momento mismo en que se realice la transacción.
Pero si el destinatario de la misma es un empresario o profesional que actúe como tal, la factura tendrá que expedirse en un plazo de un mes a contar desde el momento de la operación.
Comoquiera que sea, todas las facturas y documentos sustitutivos tendrán que expedirse antes del día 16 del siguiente mes al período de liquidación del impuesto en cuyo curso hayan tenido lugar las operaciones.
En ese caso la solución es hacer una factura rectificativa, que corregirá a la factura errónea.
La factura rectificativa deberá expedirse en el momento mismo en que se conozca que una factura es incorrecta y por qué motivo, siempre y cuando no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió dicha factura.
Se utilizará la factura rectificativa también en caso de que haya una resolución firme que bien deje sin efecto, bien modifique la operación realizada, y por auto que declare en concurso al destinatario de la factura.
Las facturas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
La ley recoge los aspectos que ya hemos mencionado sobre los datos que debe contener pero además explica que todas las facturas deben garantizar:
Un nuevo tipo de factura, y que es obligatoria para aquellos que trabajan con la administración, es la factura electrónica. Tiene algunas peculiaridades propias.
Una factura electrónica es una factura con los mismos efectos legales que una factura tradicional. Por tanto es un documento que justifica la entrega de bienes o servicios a cambio de una contraprestación económica.
La factura electrónica es un tipo de factura que se emite y se recibe exclusivamente por medios electrónicos, y con la peculiaridad de que solamente se puede expedir si el destinatario de esa factura otorga su consentimiento.
Las principales ventajas de la factura electrónica recogidas en la web oficial de Gobierno de España son:
En contra se puede citar que puede resultar algo complejo de implantar especialmente para pequeñas empresas, profesionales y autónomos.
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