Los comienzos del autónomo no suelen ser cosa fácil. Al principio no siempre hay presupuesto para contratar a una asesoría que se encargue de todo, por lo que el propio emprendedor tiene que hacer frente a una serie de tareas de las que prácticamente no conoce nada.
Una de esas tareas es la temida facturación, algo totalmente necesario para poder cobrar el trabajo realizado así como para poder presentar los modelos de impuestos en el momento oportuno. No todo el mundo sabe que gracias a la nuevas tecnologías cualquiera puede ayudarse de un asistente virtual que le lleve la tarea. También hay personas que desean llevar la facturación por sí mismas por diversas causas, bien porque el volumen de facturas es pequeño, porque prefieren llevar el control o por minimizar los gastos. Si eres de los que prefieres hacerlo te explicamos lo que debes saber sobre las facturas.
¿Cuándo hay que facturar?
Es obligatorio entregar factura o un justificante por cada operación realizada como autónomo o empresa, y es importante conservar siempre una copia del documento entregado. También se deben conservar todas las facturas que se reciben de otros profesionales.
Será igualmente obligatorio conservar las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleve la actividad profesional realizada, en toda entrega de bienes y prestación de servicios que se realice. Esta obligatoriedad es también para aquellas operaciones que no estén sujetas al IVA, y para las que sí estén sujetas pero exentas. También rige en los casos en que se esté en un régimen especial del impuesto.
No obstante, en determinados regímenes especiales del IVA no habrá que emitir factura, ya que hay una serie de excepciones que afectan sobre todo a las operaciones con sujetos particulares.
Los empresarios y profesionales están obligados a facturar en los siguientes casos:
- Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
- Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
- Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
- Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
- Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
- Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
- Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
¿Cómo se hace una factura?
Antes se hacía en papel, y se remitía por correo postal o bien se entregaba al cliente directamente. Incluso era frecuente hacer las facturas a mano sobre un libro de facturas en papel. Pero con la implantación de la informática las facturas se empezaron a hacer en Word o Excel, remitiéndose al cliente por correo electrónico y en formato de PDF. Hoy en día existen plantillas de facturas bastante buenas en Internet, por las que guiarse a la hora de facturar.
Los datos que se deben incluir necesariamente en una factura son los siguientes:
- Datos fiscales del emisor y del receptor: nombre y apellidos o denominación social; identificación fiscal (NIF o CIF), domicilio y código postal. Si el destinatario de la factura es una persona física que no ejerce ninguna actividad económica es suficiente con nombre sin identificación fiscal (NIF, DNI o NIE).
- Fecha de emisión.
- Número de factura, y la serie si es necesario. La numeración debe ser necesariamente correlativa, aunque es posible establecer diferentes series.
- Descripción de la operación (descripción del producto o servicio) y contraprestación total (importe). Si la operación está sujeta y no exenta de IVA deben aparecer en la factura todos los datos necesarios para identificar la base imponible, el tipo tributario y la cuota repercutida.
- Si en la factura se aplicaran distintos tipos de IVA, se deben diferenciar las operaciones sujetas a cada tipo impositivo.
- El el caso de facturas emitidas por profesionales para empresas, instituciones o profesionales habrá que indicar también la retención fiscal correspondientes, si es pertinente.
¿Cuándo se debe expedir la factura?
Todas las facturas tendrán que emitirse en el momento mismo en que se realice la transacción. Pero si el destinatario de la misma es un empresario o profesional que actúe como tal, la factura tendrá que expedirse en un plazo de un mes a contar desde el momento de la operación.
Comoquiera que sea, todas las facturas y documentos sustitutivos tendrán que expedirse antes del día 16 del siguiente mes al período de liquidación del impuesto en cuyo curso hayan tenido lugar las operaciones.
¿Qué puedo hacer si emito una factura y me doy cuenta de que me he equivocado?
En ese caso la solución es hacer una factura rectificativa, que corregirá a la factura errónea. La factura rectificativa deberá expedirse en el momento mismo en que se conozca que una factura es incorrecta y por qué motivo, siempre y cuando no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió dicha factura.
Se utilizará la factura rectificativa también en caso de que haya una resolución firme que bien deje sin efecto, bien modifique la operación realizada, y por auto que declare en concurso al destinatario de la factura.
Normativa legal
Las facturas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
La ley recoge los aspectos que ya hemos mencionado sobre los datos que debe contener pero además explica que todas las facturas deben garantizar:
- La legibilidad de la factura.
- La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
- La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
La factura electrónica
Un nuevo tipo de factura, y que es obligatoria para aquellos que trabajan con la administración, es la factura electrónica. Tiene algunas peculiaridades propias.
Una factura electrónica es una factura con los mismos efectos legales que una factura tradicional. Por tanto es un documento que justifica la entrega de bienes o servicios a cambio de una contraprestación económica.
La factura electrónica es un tipo de factura que se emite y se recibe exclusivamente por medios electrónicos, y con la peculiaridad de que solamente se puede expedir si el destinatario de esa factura otorga su consentimiento.
Las principales ventajas de la factura electrónica recogidas en la web oficial de Gobierno de España son:
- Acortar los ciclos de tramitación.
- Reducir errores humanos.
- Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
- Facilitar la lucha contra el fraude.
- Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión.
- Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
En contra se puede citar que puede resultar algo complejo de implantar especialmente para pequeñas empresas, profesionales y autónomos.